PMEs ainda desperdiçam milhões de horas com burocracia e gestão manual, aponta estudo

Administrar um pequeno negócio no Brasil exige muito mais do que vender, atender clientes ou desenvolver novos produtos. Para milhões de empreendedores, boa parte da semana ainda é consumida por tarefas administrativas que pouco contribuem para o crescimento da empresa.

Um levantamento da fintech Conta Simples, realizado em parceria com a Visa, revela que as pequenas e médias empresas brasileiras dedicam, em média, 21 horas por semana a atividades como pagamentos, prestação de contas e controle de despesas. Considerando o universo de cerca de 4,5 milhões de PMEs formais, isso representa aproximadamente 97 milhões de horas semanais destinadas à burocracia financeira, tempo que deixa de ser investido em inovação, vendas e planejamento estratégico.

O estudo também mostra que a digitalização ainda avança de forma desigual. Quase quatro em cada dez micro, pequenas e médias empresas (39%) ainda utilizam métodos manuais, como cadernos e planilhas pouco estruturadas, para controlar despesas corporativas, cenário que amplia o risco de erros, retrabalho e perda de produtividade.

Para Rodrigo Tognini, CEO da Conta Simples, esse é um reflexo da forma como muitas empresas ainda organizam seus processos internos. "O estudo destacou que 39% das MPMEs ainda utilizam recursos manuais, como cadernos, para gerir suas despesas. Esse processo fragmentado gera retrabalho para a equipe e desperdiça tempo precioso que poderia ser investido em outras demandas", afirma.

Segundo ele, o avanço da tecnologia deve transformar esse cenário nos próximos anos. "Com novas plataformas, ferramentas e o avanço dos agentes de Inteligência Artificial, as PMEs tendem a ganhar eficiência e produtividade na gestão da empresa e controle de despesas corporativas. Os agentes de IA podem assumir atividades repetitivas e operacionais, permitindo que profissionais concentrem esforços em análises, planejamento e decisões de maior valor agregado."

A dificuldade, no entanto, vai além da adoção de novas ferramentas. Especialistas apontam que muitos empreendedores acumulam diferentes funções dentro do negócio e acabam priorizando a operação diária em detrimento da gestão.

Em empresas de menor porte, é comum que o próprio empreendedor seja responsável simultaneamente pelas vendas, compras, atendimento ao cliente, controle financeiro, contratação de funcionários e planejamento estratégico. Nesse contexto, a organização administrativa acaba sendo tratada como uma atividade secundária, embora seja decisiva para a sustentabilidade do negócio.

Esse cenário ajuda a explicar por que processos simples, como aprovação de despesas, organização do fluxo de caixa e acompanhamento de indicadores financeiros, ainda consomem uma parcela significativa do tempo das equipes.

Capacitação precisa caber na rotina de quem empreende

Se a tecnologia é uma aliada para reduzir a burocracia, especialistas defendem que ela precisa vir acompanhada de educação empreendedora. Mais do que oferecer cursos tradicionais, o desafio passa por criar formatos de aprendizagem compatíveis com a rotina de quem está à frente de um pequeno negócio.

É essa a estratégia adotada pelo Fundo de Impacto Estímulo, que desenvolve programas de capacitação voltados a micro e pequenos empreendedores com conteúdos práticos e de rápida aplicação. Entre os formatos utilizados estão pílulas de conhecimento, vídeos curtos, conteúdos enviados por WhatsApp e materiais simplificados, que permitem ao empreendedor aprender sem precisar interromper a operação da empresa.

Para Vanessa Soki, líder de Capacitação do Fundo de Impacto Estímulo, democratizar o acesso ao conhecimento passa, antes de tudo, por adaptar a forma como ele é oferecido.

"A tecnologia é uma aliada importante para reduzir a burocracia, mas ela só gera resultados quando o empreendedor sabe utilizá-la de forma estratégica. A gestão continua sendo um dos principais diferenciais para a sustentabilidade dos pequenos negócios.

Por isso, investimos em modelos de aprendizagem simples, rápidos e acessíveis, que cabem na rotina de quem está à frente da operação todos os dias. A capacitação precisa estar onde o empreendedor está, seja no celular, em uma conversa pelo WhatsApp ou em conteúdos curtos que possam ser colocados em prática imediatamente", afirma.

A iniciativa oferece mais de 400 cursos gratuitos de diferentes parceiros do Estímulo, além de trilhas de capacitacão nas áreas de gestão financeira, contabilidade, administração de maneira geral e vendas são as mais requisitadas.

Segundo a especialista, a experiência mostra que conteúdos objetivos e conectados aos desafios cotidianos geram maior engajamento e aumentam as chances de aplicação prática dos conceitos de gestão.

A chegada da inteligência artificial promete acelerar ainda mais a transformação da gestão empresarial. Ferramentas capazes de automatizar processos financeiros, organizar documentos, acompanhar despesas e apoiar a tomada de decisão tendem a reduzir o tempo dedicado às atividades operacionais. Porém, a tecnologia, sozinha, não resolve os desafios enfrentados pelas pequenas empresas.

A capacidade de interpretar informações, planejar investimentos, organizar o fluxo de caixa e tomar decisões estratégicas continuará sendo um diferencial competitivo. Nesse contexto, combinar inovação tecnológica com capacitação permanente pode representar um dos principais fatores para aumentar a produtividade das PMEs brasileiras.

Em um ambiente de negócios cada vez mais competitivo, ganhar eficiência deixou de ser apenas uma questão operacional. Para milhares de pequenos empreendedores, administrar melhor o tempo tornou-se uma estratégia de crescimento e, muitas vezes, de sobrevivência.